CSRD: Dette trenger IT-ledere å vite

Når du får i oppgave å rapportere HR-data for CSRD, er det flere tekniske- og håndteringsmessige aspekter man må vurdere for å sikre at prosessen er effektiv, nøyaktig og i samsvar med gitte krav.

Datakrav og format

Ved rapportering av CSRD-tall er det viktig å samle inn og administrere en rekke datatyper. Disse inkluderer både kvantitative og kvalitative data som reflekterer selskapets HR-praksis og bærekraftsinnsats.

Leveringsformatet for dataene er spesifisert, som regel i form av lister eller tabeller, og der det kreves beregninger oppgis formlene som skal brukes. Videre må alle data som rapporteres for CSRD merkes/tagges for å sikre nøyaktighet, tilgjengelighet og sammenlignbarhet.

Kvantitative data

Kvantitative data for CSRD-rapportering omfatter tallverdier som gir et klart bilde av organisasjonens arbeidsstyrke og HR-relaterte resulater. Dette inkluderer bl.a. antall ansatte, segmentert etter kategorier som heltids-, deltids- og kontraktsansatte, samt beregninger på mangfold som bryter ned arbeidsstyrken etter kjønn, alder, etnisitet og andre relevante indikatorer.

Kvalitative data

Kvalitative data for CSRD-rapportering omfatter detaljerte beskrivelser som viser organisasjonens HR-policyer og -initiativer. Dette inkluderer omfattende beskrivelser av retningslinjer knyttet til ansettelser, forfremmelser og medarbeiderutvikling, samt casestudier om initiativer rundt mangfold og inkludering som viser arbeid for å skape en mer inkluderende arbeidsplass.

Tagging av data

Et av de mest kritiske aspektene ved CSRD er å overholde kravene til tagging av data fastsatt av EU. Disse kravene er utformet for å sikre at bærekraftsdata blir nøyaktig kategorisert, lett tilgjengelig og sammenlignbare på tvers av organisasjoner. EU krever bruk av eXtensible Business Reporting Language (XBRL) for merking av CSRD-data. XBRL er et standardisert, maskinlesbart format som muliggjør automatisert behandling og analyse av finansiell og ikke-finansiell informasjon.

Datahåndtering

Databehandling er essensielt for å overholde CSRD. Det innebærer ikke bare å samle inn og lagre data, men også å sikre at data flyter sømløst mellom ulike systemer og er effektivt integrert i omfattende rapporter.

Dataflyt og integrasjon

HCM-systemer er avgjørende for å samle inn og administrere HR-data for CSRD. Samtidig er effektiv dataflyt og integrasjoner med andre systemer nøkkelen til å automatisere og effektivisere CSRD-rapporteringsprosessene.

For å administrere CSRD-programmet ditt effektivt, er det viktig å etablere sømløs dataflyt og integrasjoner mellom ulike systemer. Dette inkluderer integrering av HR-data fra et HCM-system, økonomiske data og bærekraftsmålinger.

Avanserte datavarehusfunksjoner

Et dedikert datavarehus for CSRD-rapportering kan forbedre datahåndteringen og rapporteringseffektiviteten betydelig. Integrasjon med ulike datakilder muliggjør et sentralisert depot for alle CSRD-relaterte data, noe som gir skalerbarhet og robust ytelse.

Hva bør du se etter i en HCM-programvareleverandør for CSRD-rapportering?

Når du velger en leverandør av HCM-programvare for CSRD-rapportering, må IT vurdere flere nøkkelaspekter for å sikre at systemet effektivt kan håndtere de spesifikke kravene til bærekraftsrapportering. Her er en guide til hva du skal se etter:

1. Omfattende databehandlingsfunksjoner

Å sikre omfattende databehandlingsfunksjoner er avgjørende for effektiv CSRD-rapportering. Dette innebærer å samle inn og administrere alle relevante HR-datatyper, samt standardisert funksjonalitet. Tenk på følgende:

a. Datadekning: Sørg for at HCM-programvaren kan fange opp og administrere alle relevante HR-datatyper som kreves for CSRD-rapportering.

b. Datastandardisering: Se etter programvare som støtter standardiserte datafelt og funksjoner som legger til rette for konsistent datainnsamling og rapportering.

2. Kraftige API-integrasjoner

API-er er avgjørende for sømløs dataflyt mellom HCM-programvaren og andre systemer.Sørg for at leverandøren tilbyr godt dokumenterte, brukervennlige API-er som muliggjør sømløs integrasjon med eksisterende systemer, inkludert ERP, datavarehus og BI-verktøy.

3. Hendelsesdrevet dataflytdesign

Hendelsesdrevet arkitektur kan øke fleksibiliteten og responsen til datarapporteringsprosessene dine ved å tillate mer dynamisk og regelmessig sporing av nøkkeltall.

Selv om CSRD-rapportering offisielt bare er påkrevd én gang i året, kan det være lurt å overvåke policyer og aktiviteter oftere for organisasjoner som ønsker å drive meningsfull endring. Dette vil gi deg en bedre forståelse av om retningslinjene og tiltakene dine fungerer, samt tillate deg å gjennomføre nødvendige tiltak tidlig.

4. Rapporterings- og analyseverktøy

Muligheten til å generere detaljerte og konfigurerbare rapporter er avgjørende for overholdelse av CSRD. Tenk på følgende:

a. Innebygd rapportering: Sjekk om HCM-programvaren inkluderer innebygde rapporteringsfunksjoner som samsvarer med CSRD-kravene.

b. Justerbare dashboards: Programvaren bør tilby justerbare dashboards og visualiseringsverktøy som tilrettelegger for analyse.

c. Alternativer for dataeksport: Sørg for at programvaren tillater dataeksport i ulike formater (CSV, Excel, XML, JSON, XBRL) for videre analyse og integrasjon med andre rapporteringsverktøy.

5. Compliance og sikkerhet

Gitt sensitiviteten til HR-data, er det avgjørende å sikre at HCM-programvaren er kompatibel og sikker. Tenk på følgende:

a. Personvern: HCM-programvaren må være i samsvar med personvernforskrifter som GDPR for å ivareta sikkerheten til de ansatte.

b. Tilgangskontroll/Access Management: Robuste tilgangskontrollmekanismer for å definere og administrere brukerroller og tillatelser sikrer at kun autorisert personell kan få tilgang til eller endre sensitive data.

c. Revisjonssporing: Programvaren skal gi detaljert revisjonssporing for alle dataoppføringer og endringer for å opprettholde dataintegritet og compliance.

6. Leverandørstøtte og opplæring

Til slutt kan nivået på support og opplæring fra leverandøren ha stor betydning for en vellykket implementering og bruk av HCM-programvaren. Se etter følgende:

a. Support: Se etter leverandører som tilbyr omfattende kundesupport, inkludert teknisk assistanse, feilsøking og regelmessige oppdateringer.

b. Opplæringsprogrammer: Sørg for at leverandøren tilbyr grundige opplæringsprogrammer for å maksimere bruken og sikre jevn drift.

c. Fellesskap og ressurser: Tilgang til et brukerfellesskap, kunnskapsbase og andre ressurser kan være uvurderlig for pågående læring og problemløsning.

Konklusjon

Å velge riktig HCM-programvareleverandør for CSRD-rapportering innebærer en nøye evaluering av datahåndteringsfunksjoner, API-integrasjoner, datavarehus, hendelsesdrevet arkitektur, rapporteringsverktøy, compliance og support.

Ved å prioritere disse faktorene kan IT sikre at organisasjonen er godt rustet til å møte kravene til CSRD-rapportering, og legge til rette for nøyaktig, effektiv og kompatibel bærekraftsrapportering.

For mer informasjon, besøk catalystone.no