Lurer dine ansatte på hvordan de skal skrive reiseregning?

Se for deg en arbeidshverdag der håndtering av reiseregninger og bilag ikke bare er raskt og effektivt, men til og med gøy! Se for deg en jobbreise der det å registrere en kvittering går så raskt, at du tar deg selv i å smile. Se for deg en jobbreise der kilometergodtgjørelse kobles direkte til Google Maps på telefonen din, og der kvitteringer fra hotelloppholdet ditt legger seg automatisk inn i samme løsning, med korrekt og oppdatert valutakurs!

Alt dette er faktisk mulig. Fremtiden er her i form av en fremtidsrettet og KI-basert reiseregningsløsning: SAP Concur – rask og effektiv håndtering av reiseregninger. SAP Concur er SAPs satsningsområde innen reiseprosessen; en skybasert løsning som dekker reiseprosessen fra A til Å via en og samme app, både under og etter en reise.

Vi i Sariba er offisiell SAP Concur Partner, og offisiell SAP Concur implementeringspartner. Det betyr at vi kan tilby både nye og eksisterende kunder denne skikkelig gode løsningen for reiseregninger og utgiftshåndtering.Løsningen støtter dine ansatte i alt knyttet til reise- og utgiftsrefusjoner og kan gjøres både under og etter en jobbreise.

Registrer utleggsrefusjon under reisen

SAP Concurs bilagshåndtering er både enkel og intuitiv, og kan tas i bruk allerede mens du er på reise. Måten registrering av kvitteringer skjer på er veldig god: Du tar enkelt bilde av kvitteringen med mobilen din. En scannerfunksjon tolker opplysningene, og gir korrekt informasjon til bilaget som opprettes i appen. Den raske og effektive håndtering av reiseregninger starter altså allerede under reisen!

Kilometergodtgjørelse er også svært enkelt i SAP Concur. Du legger inn start- og sluttadresse, og strekningen vises i Google Maps. Du endrer enkelt reiseruten hvis du har kjørt en annen vei enn det som foreslås som raskeste rute.

Utgiftsrefusjon er også skikkelig god. Har du for eksempel spist middag med en kunde, kan du sende møteinvitasjonen til Concur som så oppretter utleggtype med møtedeltakerne på bakgrunn av informasjon i innkallingen.

Etter reisen

Når reisen er avsluttet sendes reiseregningen inn via appen. Den sendes videre til nærmeste leder som får en melding i sin app om at reisen skal godkjennes. I appen får lederen enkelt oversikt over hva som er registrert, og hen kan enten godkjenne eller sende utlegget tilbake til den ansatte for korreksjon.Når leder har godkjent reisen eller utgiften går arbeidsflyten videre til økonomiavdelingen. Økonomi kan, ved automatiske kontroller og rapporter, enkelt e om noe må endres, eller utbetale kravet i henhold til din bedrifts policy.SAP Concur kommer med mer enn 25 standardrapporter som gir ledere og finans full oversikt over reisekostnader i din bedrift.

Et system gir deg helheten og sørger for at regler for reiseregninger følges

Ved å flytte hele reiseprosessen til en og samme løsning spiller du deg selv god med tanke på rapportering. Som leder får du enkelt oversikt over dine ansattes utlegg, og du får et fint totalbilde over hvilke elementer som er kostnadsdrivende. Du vil også kunne ta ut rapporter som viser om de ansatte følger ditt firmas reisepolicy, og om det er dobbeltregistreringer av reisebilag. Finans får enkelt en oversikt over kostander knyttet til reiser, som kan brytes ned på enten avdeling, kostnadssted eller enkeltpersoner.

Innsikt gir oversikt – og forhandlingsgrunnlag

Når du samler all informasjon om reiseregninger og utgiftsrefusjoner i en og samme løsning sitter du på data som gir deg et totalbilde over dine reisekostnader. Dette datagrunnlaget kan brukes til å finne både trender og områder du ønsker å forbedre. Du vil for eksempel kunne se at din bedrift bruker en gitt sum på hotellovernattinger pr år. Dette vil kunne gi deg et godt kort på hånden i forhandlinger med en hotellkjede om rabaterte priser på overnattinger i tiden som kommer. Du vil også kunne se hvor mye som brukes på flyreiser, og basert på denne informasjonen kan du ta grep for å redusere både kostnader og miljøbelastningen.

Hvem bør bruke SAP Concur

For deg som ikke har tatt i bruk mobile apper for å automatisere reiseprosessen er Concur et glimrende valg. Concur er også en god løsning for deg som ønsker å få hele reiseprosessen i en og samme løsning. Om du i dag bruker SAP reise, er overgangen til SAP Concur noe vi vil anbefale deg å ta en titt på.I tillegg er SAP Concur en glimrende løsning for deg som har ansatte i flere land. Løsningen har i dag støtte for de fleste land i verden, og lar deg bygge egne maler om et land du opererer i ikke skulle dekkes i løsningen. Dette betyr at du kan ha en felles løsning for alle dine lokasjoner – enkelt og sømløst.

Gevinster ved å ta i bruk SAP Concur

– Rask og effektiv håndtering av reiseregninger og bilag– Brukervennlig – langt over det du forventer– Integrert online og mobil programvare for forretningsreiser og kostnadsstyring.– Strømlinjeformer håndtering av reiseutgifter, slik at du kan fokusere på viktigere oppgaver

Gjennom SAP Concurs åpne og skybaserte plattform kan hele reise- og kostnadssystemet integreres med din bedrifts lønns- og økonomisystem.