Slik kommer du ned fra Copilot-gjerdet

Kunstig intelligens (KI) generelt og Microsoft Copilot spesielt har fått enorm oppmerksomhet det siste året. «Alle» har hørt om det og alle har sin mening om det. Ledelsen ønsker KI for å være med når toget går, økonomi tenker at «dette blir dyrt om vi skal gi det til alle ansatte», og IT tenker «o skrekk og gru; hvor har vi våre data og hva må vi gjøre for å få dette opp og stå»?

– Det er mange puslespillbrikker som skal settes sammen. Vår klare anbefaling er at bedriften må ha en som tar lead. Gjerne en i ledelsen som forstår at noen må få tid og mulighet til å lære seg dette skikkelig. Leier du inn folk som skal gjøre alt, blir det fort kostbart – og bedriften mister eierskap. Bedriftene må ha eierskapet, både fra IT- og forretningssiden, sier Stein Ove Molvik, teknologidirektør for Cloud i Arribatec.

Kontroll på data og tilganger

Copilot for M365 på norsk ble tilgjengelig sent i april 2024. Det var startskuddet for mange virksomheter som har ventet på den norske versjonen. Men usikkerhet holder likevel en del på gjerdet.

– Når det går opp for IT at de må ha kontroll på data, kan de bli litt «mørkredde» og tenke at dette orker vi ikke å ta fatt på. Men poenget er at den kontrollen skulle de hatt allerede. Gjør du ikke noe med dine data nå, blir det ikke noe bedre fremover. Det blir bare mer og mer du skal ha kontroll på, fastslår Molvik.

Effektiv bruk av KI-verktøy som Copilot for M365 krever gode data. Over tid har mange gått fra den tradisjonelle filserveren til Sharepoint og Teams – og generert massevis av data. Copilot skiller ikke på god og dårlig data. Har du for eksempel 20 versjoner av samme dokument, kan det gi utfordringer.

– For IT-avdelingen er gode data første oppgave, og du må ha kontroll. Deretter kommer tilganger. Copilot gir deg ikke mer tilgang enn du har hatt, men den er mye bedre på å finne data på grunn av relasjoner via semantisk søk. Da er det dumt om en ansatt har tilgang til HR-data, men ikke skulle hatt den tilgangen lenger.

Du må avdekke status

I tillegg er det en siste teknisk komponent svært få har tenkt på: klassifisering av data.

– Klassifisering av data er kjempeviktig, både på informasjons- og teknisk nivå. For eksempel for å bestemme at enkelte innholdskomponenter ikke er lov å kopiere eller videresende. Både kontroll på data, kontroll på tilganger og klassifisering av data er viktig å starte med for å vite hvor bedriften er, før du slår på Copilot, understreker Molvik.

– Hvor finner IT-ansvarlig ut av dette, hvis de er usikre på status?

– Microsoft har laget kjempestore guider for dette, men de er laget for selskaper med 10 000 brukere. Vi har nedskalert dette, rettet mot normalbusiness i Norge. I en innledende workshop setter vi oss ned sammen med minimum en fra ledelsen og en fra IT, hvor vi går gjennom hvor data ligger, tilganger og klassifisering for å avdekke status og kartlegge hvor mye som må gjøres på teknisk nivå før Copilot aktiveres, sier Molvik.

Finn ut mer om våre Copilot Readiness Workshops

Kartlegging for å hente ut gevinst

Molvik påpeker at det er viktig å begrense «antall kokker» i starten.

– Det må være en som er litt «diktator», for eksempel når data skal klassifiseres. En med eierskap må styre dette!

– Hvor sannsynlig er det at dette blir en fra IT?

– Historisk sett er det ofte den som kan mest. Da blir det ofte en fra IT. De omfattende guidene fra Microsoft har hundrevis av roller, men i norske bedrifter har en gjerne flere hatter, sier Molvik.

Han understreker at noen internt må settes i stand til å forstå hvordan KI og Copilot faktisk fungerer, slik at bedriften skal kunne bruke dette riktig - samt ta rollen som pådriver internt.

I trinn to, når det tekniske er på plass, er oppskriften til Arribatec, en påfølgende workshop hvor man ser på hvordan bedriften faktisk kan få en god ROI.

– Den tar for seg forskjellige roller i bedriften; kartlegge hvordan arbeidsdagen er for de forskjellige for å identifisere nytte, slik at den enkelte og bedriften kan hente ut gevinst. Du slår ikke på Copilot bare fordi det er kult. Det koster tross alt over fire tusen kroner i året per bruker, sier Molvik.

Et viktig førsteskritt på KI-reisen

Teknologidirektøren mener det må være stor takhøyde for å teste og bruke Copilot når bedriften er i gang.

– Det er ikke slik at du skrur på Copilot og dermed sparer ti-tusenvis av kroner hver uke. Bruk av Copilot er læring og finjustering over tid.

Han mener det er en viktig avveining om alle eller bare noen skal få tilgang. Bedriftene bør være forsiktige med å skape en «oss og de»-kultur som påvirker arbeidsflyten i organisasjonen, men også i utvidet forstand:

– Når bedriften øker kompetansen til sine ansatte på et viktig område som KI, deler de ansatte det ofte med sine familier og venner – noe som igjen gir økt samfunnsnytte.

– Ditt beste råd til IT-avdelinger som føler ledelsen puster dem i nakken når det gjelder Copilot, samtidig som de aner at det vil ta tid å legge grunnmuren før bedriften kan hente ut gevinster?

– En innledende workshop vil synliggjøre for ledelsen at IT ikke kan trylle. Det kan kjøpe deg forståelse fra ledelsen om at dette kan koste både tid og penger, avhengig av hvor i løypen dere er når det gjelder kontroll på data, tilganger og klassifisering av data.

Finn ut mer om våre Copilot Readiness Workshops