Få oversikt over de største WFM-trendene for 2024

2024 vil bli sterkt preget av AI-drevet automatisering, økt fokus på medarbeideropplevelse og mer effektive metoder for å håndtere mennesker (og teknologi) på arbeidsplassen.

Våre eksperter i Quinyx har delt sine kunnskaper og innsikter og identifisert de tre største trendene innen WFM. 

Bakgrunn

I Quinyx har vi fokusert på medarbeiderengasjementet siden dag én. Vi tror at en god medarbeideropplevelse, nå mer enn noen gang, er den viktigste ingrediensen for en vellykket virksomhet. Mange studier viser at uengasjerte ansatte fører til høyere turnover, dårligere resultater, dårlig kundeservice og en ineffektiv drift.

Likevel er dette et stort problem vi ser i dag. De siste tallene fra analytikerne hos Gartner og Forrester viser at det er et stort behov for å endre måten bedrifter og organisasjoner engasjerer og kommuniserer med skiftbaserte ansatte på.

Undersøkelsen viser:

• Bare 6% av ledere føler seg trygge i sin evne til å håndtere synkende medarbeiderengasjement

• Å forbedre medarbeideropplevelsen har blitt et viktig IT-mål, og 60% av alle IT-sjefer prioriterer dette.

• Frustrasjon over teknologi resulterer i skuffede medarbeidere. De ansatte på gulvet blir ofte oversett når virksomheter utvikler kommunikasjonsstrategier. 

• I tillegg lider medarbeiderne når de stadig må bytte system. Å fjerne slike distraksjoner er viktig for å oppnå et effektivt arbeidsflyt.

• Generell kommunikasjon treffer sjelden ønsket mottaker. Tilpasning av kommunikasjon og innhold for spesifikke målgrupper er et av de viktigste kriteriene når virksomhetens interne systemer og prosesser skal oppdateres.

De største WFM-trendene for 2024

• Gjør AI til din WFM-sidekick
• Anvend en komplett løsning
• Legg ekstra mye innsats i medarbeideropplevelsen

Gjør AI til din WFM-sidekick

AI vil forbedre alle deler av workforce management (WFM). Hittil har AI-løsninger for arbeidskraftsstyring først og fremst fokusert på behovsprognoser og automatiserte vaktplaner. Men det er i ferd med å endres.

AI kan gjøre det lettere for ledere å for eksempel forstå hvilke avdelinger som trenger ekstra oppmerksomhet, hvilke ansatte som trives og utvikler seg, og hvilke ansatte som trenger ekstra støtte. AI kan også foreslå hvordan timeplaner kan justeres og forbedres for å påvirke KPI-er positivt.

Ved å gi forslag til handlinger og hjelpe gjennom automatisering, kan du som leder gjøre det du allerede gjør, men på en bedre og raskere måte.

For eksempel kan AI foreslå justeringer i en timeplan basert på datapunkter som bygger på deres nøkkeltall. AI kan foreslå endrede start- og slutttider for skift basert på ny data som kontinuerlig samles inn, gjenkjenne gjentakende oppgaver i systemet, fullføre handlinger for brukeren, og varsle ledere hvis det er sannsynlig at en ansatt vil melde seg syk.

Fra de ansattes perspektiv kan AI foreslå kompetanseutvikling, vise hva som er viktig å oppnå i løpet av en arbeidsøkt, svare på spørsmål basert på dokumentasjon og foreslå ledige vakter på nærliggende steder basert på de ansattes inntjeningsmål og utviklingsplaner.

AI innen WFM vil aldri erstatte mennesker - og det burde heller ikke være målet. I stedet er AIs funksjon å gjøre det mulig for deg å gjøre det du allerede gjør - men på en raskere og bedre måte! Vi har alle tenkt "om jeg bare hadde litt mer tid"... Faktum er at AI kan gi deg akkurat den tiden.

De tre hovedområdene innen WFM som AI vil forbedre og som stadig blir viktigere i løpet av 2024 er:

• Overholdelse - AI kan hjelpe bedrifter med å følge relevante arbeidslover på ulike markeder

• Automatisering - AI kan hjelpe deg med å lage mer rettferdige og effektive vaktplaner

• Optimering - AI kan hjelpe deg med å forbedre og effektivisere arbeidet ditt

AI kan skape mer rettferdige og upartiske vaktplaner, basert på informasjon om kontrakter og tilgjengelighet. Mennesker vil alltid være den siste instansen som godkjenner planen, men en av Quinyx' kunder har ved hjelp av AI kunnet redusere tiden butikksjefene deres bruker på planlegging med hele 33%.

Det planlagte personalet kan også få mulighet til å gi WFM-verktøyene informasjon om deres behov og ønsker angående fleksibilitet eller utvikling - slik at de kan påvirke sin timeplan og vokse i sin rolle.

Anvend en komplett løsning

Mange bedrifter og organisasjoner trenger å tilby en sammenhengende, digital medarbeideropplevelse. I takt med teknologiens utvikling har bedrifter og organisasjoner fått mange forskjellige løsninger å håndtere, noe som gjør ting mer komplisert enn det trenger å være. Det er komplekst å bruke flere forskjellige systemer, administrere driften og ta strategiske beslutninger.

En av Gartners anbefalinger for arbeidskraftsstyring i deres rapport fra 2023 er å gå bort fra lokale WFM-løsninger som kjøres og vedlikeholdes på bedriftens egne servere eller datamaskiner, og i stedet begynne å bruke skybaserte verktøy.

Leverandører av WFM-løsninger kombinerer stadig oftere kommunikasjons-, lærings- og chattefunksjoner med mer tradisjonelle WFM-funksjoner som vaktplanlegging, tid og tilstedeværelse. Dette innebærer bedre integrasjoner og færre apper og verktøy, samtidig som det blir sikrere og mer kostnadseffektivt.

Når du finner riktig programvare for virksomheten din, kan det virkelig være en game-changer. Altfor ofte faller vi i fellen med å lete etter programvare som er fullpakket med ulike funksjoner - men det spiller ingen rolle hvis programvaren ikke hjelper de som faktisk trenger den.

Virksomheter som er avhengige av skiftarbeidende personale trenger å finne brukervennlige, digitale løsninger og apper som inkluderer gode kommunikasjonsfunksjoner og har alt de trenger samlet på ett sted.

Det siste punkten er veldig viktig. Bedrifter og organisasjoner må investere i tekniske løsninger som har alt medarbeiderne trenger på ett sted. Det er ikke bærekraftig å pålegge personalet å administrere flere apper daglig. Det er nødvendig å implementere en WFM-løsning som samler alt på ett sted. 

Hvorfor det? Vel, fra skiftarbeideres perspektiv sjekker de regelmessig timeplanen sin, registrerer hvor mange timer de har jobbet, booker ledige skift og bytter skift med kollegene sine. WFM-verktøyet brukes altså daglig. Å integrere kommunikasjon, informasjon og opplæring gjør livet så mye enklere for sluttbrukeren - det vil si skiftarbeiderne.

Ta for eksempel en global kafékjede som sømløst har integrert disse funksjonene i sitt WFM-verktøy. Resultatet talte for seg selv, når andelen som begynte å bruke tjenesten på mobilen var hele 98% på bare ett år. Dette viser hvordan innføringen av et nytt verktøy kan være veldig vellykket og gå smidig - om det er riktig verktøy.

Ved å samle medarbeideropplevelsen i færre apper blir også den digitale medarbeideropplevelsen mer effektiv og sammenhengende, noe som igjen forbedrer det daglige livet for det skiftarbeidere.

Vår rapport State of the Frontline Workforce viste at hver tredje person bruker fire eller flere apper og digitale verktøy i arbeidet sitt. Dette kan få medarbeiderne dine til å føle seg overveldet. Det begrenser evnen deres til å utføre oppgaver effektivt, og det står rett og slett i veien for produktiviteten deres. Ved å implementere en integrert løsning kan du håndtere disse utfordringene og gi skiftarbeiderne en mer sømløs og effektiv opplevelse.

Det er også en fordel å kombinere data. Hvis du for eksempel har oppgavehåndtering (task management) og vaktplanlegging i samme løsning, kan du bruke resultatet fra oppgavene når du lager den nye timeplanen. Du kan også bruke informasjonen om de bookede vaktene og medarbeidernes tilfredshet med timeplanen når du lager fremtidige vaktplaner. På denne måten vil alt henge sammen, og alle tjener på det. 

Legg ekstra mye innsats i medarbeideropplevelsen

Et motivert personale er nøkkelen til suksess. Når vi går inn i 2024, ser vi at turn-overen av skiftarbeidere et stort problem. Mange lurer på hva bedrifter og organisasjoner går glipp av. Kanskje løsningen ligger i en forbedret medarbeideropplevelse.

Når var sist gang du gikk glipp av en bursdag? Eller en feiring? Eller ditt barns fotballkamp? Å kunne gjøre noe så enkelt som å bytte et skift kan virke som noe lite, men over 40% av skiftarbeidere har ingen mulighet til å påvirke timeplanene sine. 45% sier også at deres vaktplan fører til at de går glipp av feiringer og viktige hendelser for venner og familie, fordi de må jobbe i helger og kvelder.

Ved hjelp av analyser fra vår siste rapport "State of the Frontline Workforce" for 2023 oppdaget vi at den største stressfaktoren blant skiftarbeidere er mangelen på fleksibilitet i vaktplanen deres. Til tross for mengden av apper og digitale verktøy på arbeidsplassene er det mange som fortsatt ikke kan bytte skift via en app.

Det er lett å tenke at ting som lønnsøkninger, bonuser eller fordeler vil føre til at bedrifter og organisasjoner beholder sine ansatte. Men faktum er at det ikke er tilstrekkelig. Omsetning av personale er et av de største problemene akkurat nå, og medarbeidernes opplevelse og mulighet til å selv bestemme over sine vaktplaner er den viktigste årsaken til dette.

Medarbeideropplevelsen handler om mer enn bare timeplanlegging. Du må gi ditt personale forutsetningene slik at de kan prestere så godt som mulig. Derfor går smarte bedrifter og organisasjoner over til en modell for å styrke medarbeiderne, heller enn en modell for å effektivisere arbeidet, nå som medarbeidernes innflytelse stadig blir viktigere.

Dette betyr at arbeidsgivere ikke bare tenker på lønnsøkninger og bonuser, men også tilbyr verktøy som kan styrke personalet og gi dem mer frihet på jobb. De satser på å forbedre medarbeidernes ferdigheter på lang sikt slik at de kan styrkes, heller enn å bare følge reglene.

Ved å ta tak i de grunnleggende årsakene til høy turn-over av personale kan virksomheter skape et miljø der medarbeiderne kan være sitt beste jeg. 

Sammendrag

Nøkkelen til et engasjert personale er å ta tak i de spørsmålene som er viktigst for dem.

Med en strategi som tar en helhetlig tilnærming til å håndtere og engasjere medarbeiderne, vil din virksomhet blomstre. Det innebærer en strategi som effektiviserer kommunikasjonen og teknologien, tilbyr muligheter for karriereutvikling, skaper en kultur der personalet føler seg sett, og prioriterer balansen mellom arbeid og fritid. Spesielt med støtte fra kunstig intelligens (AI).

En god måte å komme i gang på er å investere i initiativer som tar hensyn til personalets ønske om å utvide sine kunnskaper og utvikle seg i sin yrkesrolle. Dette kan gjøres ved å bruke digitale verktøy som samler alt på ett sted (i stedet for å bruke flere forskjellige løsninger som fører til forvirring) og automatiserer deres timeplaner. Dette fører både til redusert stress og en god balanse mellom arbeid og fritid.

Og sist, men ikke minst - vær ikke redd for AI! Utnytt muligheten til å forbedre medarbeideropplevelsen og hjelpe alle i teamet med å få litt mer tid til andre ting (samtidig som de får gjort det de trenger).

På denne måten vil du kunne høste fruktene av en engasjert arbeidsstyrke.